Tutti scriviamo email. Tutti possiamo farlo. Ma come si scrive un’email rispettando le buone regole della netiquette?


Email e netiquette - Ben scritto!Scrivere un’email è facile ma è facile anche cadere nell’errore di usare questo mezzo veloce ed economico senza conoscerlo bene. Anche per usare la posta elettronica bisogna conoscere alcune regole di buona educazione, quelle che ci suggerisce la netiquette. Di seguito ne trovi ben 13 ma se vuoi puoi segnalarmene altre lasciando un commento.

1)
La prima regola sembra scontata e banale ma è fondamentale perché è la base della buona educazione e del buon vivere comune: non fare ad altri quel che non vuoi sia fatto a te. Riportando questo concetto alla realtà della posta elettronica possiamo dire: Non spedire ad altri, messaggi che tu non vorresti ricevere.

2)
Mi riallaccio al precedente concetto ricordando che la posta elettronica non deve essere usata per spedire email che contengano virus nocivi e compromettenti per altre persone. Un’email non deve avere intenti illegali e poco etici.

3)
Ora parliamo di spam. Ne avrai sentito parlare molte volte ma spesso non ci si rende conto di fare spam anche senza averlo premeditato. Ci si fa prendere dall’entusiasmo di far conoscere il proprio prodotto o servizio o l’apertura di una nuova attività, e ci si trova a spedire un messaggio pubblicitario, indistintamente a tutti gli indirizzi conosciuti. Questo è spam. Ci sono altri modi per promuoversi e sono anche molto più efficaci. Lo spam, in ogni sua forma è visto molto male dagli altri utenti della Rete. È uno dei modi più scorretti e maleducati di farsi promozione. Spesso produce un effetto negativo, l’esatto contrario di ciò che ci si aspettava.

4)
Catene di S. Antonio. Ne hai mai sentito parlare? Ne sei stato vittima? Personalmente, mi sono abituata a ignorarle. Sono invadenti, fastidiose, antipatiche e fanno leva sulla debolezza di alcune persone. Si basano sulla superstizione, sulle paure o sulle false credenze. Non mi piace chi le crea e il motivo per cui lo fa e provo una certa pena per chi le onora rispedendole ad altre persone. Se ti capita di riceverle, ti prego, ignorale e spezza le catene.

5)
È buona norma rispondere sempre a un’email, almeno per dare un riscontro di avvenuta visione, soprattutto se questa è richiesta in modo esplicito. Io ti consiglio di valutare di volta in volta i messaggi utili o comunque fatti di buone intenzioni e quelli che inevitabilmente ti fanno perdere tempo.

6)
Quando inoltri un messaggio a più persone che non si conoscono fra loro, devi mantenere la loro privacy scrivendo l’indirizzo nella casella Ccn. In quel modo il messaggio arriverà a tutti i destinatari che hai deciso di contattare ma nessuno di loro potrà vedere gli indirizzi di posta elettronica degli altri.

7)
Fai attenzione alle dimensioni del tuo messaggio. Non dovrebbero, di solito, superare i 100 kB.
Per testi più lunghi e pesanti è bene usare l’opzione allegati. In quel modo puoi allegare un file in f.to pdf o txt o doc. Assicurati che il destinatario sia in grado di aprire i tuoi file e di leggerne il contenuto. In ogni caso, anche i documenti allegati non devono superare un certo numero massimo di Megabyte che dipendono dai vari gestori. Puoi comprimerli con i programmi adatti, sempre assicurandoti che il destinatario sia in grado di usarli. Quando è necessario inviare allegati pesanti, è meglio avvertire preventivamente il destinatario.

8)
I file allegati è preferibile che abbiano nomi abbastanza corti che non devono contenere caratteri particolari come quelli della punteggiatura. Devi evitarli perché possono creare problemi nella trascodifica da un sistema all’altro.

9)
I messaggi privati di posta elettronica non devono per nessun motivo essere ripubblicati in Rete o fatti leggere a terze persone senza che il mittente ne sia al corrente. È come aprire la posta cartacea di qualcuno, tipo una lettera, un messaggio, una raccomandata…

10)
Un occhio d’attenzione va alla grammatica e all’ortografia. Consiglio di rileggere sempre con calma il messaggio da spedire; è una forma di rispetto.

11)
È buona norma, per testi lunghi, anche citare la parte di testo a cui si risponde. Mettere il testo sopra virgolettato e la risposta sotto spaziata da un’interlinea, aiuta a capire immediatamente di cosa si sta parlando e a non fare confusione. I messaggi di posta elettronica devono sempre essere ordinati, chiari e leggibili.

12)
A volte è utile o necessario richiedere, al destinatario di un’email, un riscontro dell’avvenuta ricezione del messaggio, una ricevuta di ritorno. Ma non è sempre indispensabile. Evita di chiederlo ogni volta indistintamente perché potrebbe diventare fastidioso.

13)
Quando è opportuno usa l’opzione rispondi a tutti. In alcuni casi si riceve un messaggio con altri destinatari in copia. In quel caso è esplicito che tutti i destinatari leggano lo stesso messaggio e possano condividere le risposte. Diventa un piccolo gruppo di discussione, chiamiamolo così, una mailing list. In tal caso si condivide la risposta usando l’opzione rispondi a tutti. È quello che si aspetta, tranne in casi particolari, il mittente del messaggio.

Se conosci altre regole per scrivere un’email rispettando la netiquettescrivile tra i commenti, grazie 🙂

Tratto da
Ben Scritto! 8 passi + 1 per scrivere nella Rete in modo efficace
di Patrizia Pisano

 

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